Inwentaryzacja to ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i rozrachunków oraz porównanie go z zapisami księgowymi. Nie oznacza wyłącznie liczenia towarów w magazynie. Obejmuje także sprawdzanie sald i dokumentów, zależnie od rodzaju składnika. Wynik pokazuje, czy księgi odpowiadają temu, co firma posiada lub czego może dochodzić od innych.
Różnica między stanem rzeczywistym a zapisanym wymaga wyjaśnienia. Może wynikać z pomyłki w ewidencji, brakującego dokumentu albo faktycznego niedoboru. Samo wykrycie różnicy nie przesądza o jej przyczynie ani o sposobie rozliczenia.
Jak ustala się rzeczywisty stan
Metodę dobiera się do tego, co trzeba sprawdzić. Towary w magazynie można policzyć, zważyć lub zmierzyć podczas spisu z natury. W podobny sposób sprawdza się gotówkę w kasie i dostępne do obejrzenia wyposażenie. Spis powinien pokazać stan faktyczny, a nie powtórzyć ilości zapisane wcześniej w programie. Dopiero później zestawia się jego wyniki z ewidencją.
Inaczej sprawdza się środki na rachunku bankowym i część należności. Stosuje się wtedy potwierdzenie salda przez drugą stronę. Przy należnościach chodzi o uzgodnienie kwoty, którą według ksiąg firma ma otrzymać. Nie należy z tego wyciągać wniosku, że wszystkie zobowiązania potwierdza się z kontrahentami tą samą metodą. Sposób sprawdzenia zależy od rodzaju salda i dostępnych dowodów.
Nie wszystko można wiarygodnie policzyć lub potwierdzić. W takich przypadkach porównuje się zapisy księgowe z umowami, wyciągami, fakturami i innymi dokumentami. Ocenia się również, czy wykazana wartość nadal ma uzasadnienie. Inwentaryzacja dotyczy więc zarówno istnienia składnika, jak i poprawności informacji o nim. Podstawowe metody opisuje ustawa o rachunkowości.
Co zrobić z różnicą między spisem a księgami
Po zebraniu wyników firma porównuje je z ewidencją i ustala źródło rozbieżności. Nadwyżka może oznaczać, że składnik istnieje, choć nie został poprawnie zapisany. Niedobór może wynikać z błędnego dokumentu, pomyłki przy liczeniu albo rzeczywistej utraty. Trzeba sprawdzić dokumenty i przebieg zdarzeń, zamiast automatycznie przypisywać komuś odpowiedzialność. Istotne jest też ustalenie, czy porównywano te same składniki i tę samą jednostkę miary.
Wyniki oraz sposób wyjaśnienia i rozliczenia różnic trzeba udokumentować. Ustalone rozbieżności rozlicza się w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Jeśli przyczyną jest błędny zapis, potrzebne może być jego poprawienie. Jeżeli brakuje składnika, sposób ujęcia zależy od okoliczności. Inwentaryzacja dostarcza danych do księgowania operacji gospodarczych, ale sama nie zastępuje oceny dokumentów.
Kiedy inwentaryzacja jest obowiązkiem
Dla jednostek prowadzących księgi rachunkowe ustawa o rachunkowości określa metody, terminy i częstotliwość inwentaryzacji. Zasadą jest powiązanie jej z końcem roku obrotowego, lecz szczegółowe reguły zależą od rodzaju składnika. Nie oznacza to, że każdą rzecz trzeba liczyć dokładnie w dniu zamknięcia roku. Większość składników, z wyjątkiem m.in. gotówki i papierów wartościowych, można spisywać od 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego do 15. dnia roku następnego. Zapasy w strzeżonych składowiskach z ewidencją ilościowo-wartościową wystarczy spisać raz na 2 lata. Nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym spisuje się raz na 4 lata. Inwentaryzację przeprowadza się też na dzień zakończenia działalności, likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Przy planowaniu prac trzeba rozróżnić spis z natury, potwierdzenie salda i weryfikację dokumentów.
Sam fakt prowadzenia małej firmy nie rozstrzyga, jaki obowiązek inwentaryzacyjny ją obejmuje. Znaczenie ma sposób prowadzenia ewidencji oraz zasady właściwe dla danego przedsiębiorcy. Firma prowadząca księgi rachunkowe nie powinna więc przenosić swoich reguł bez zmian na działalność rozliczaną w inny sposób. Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów znaczenie ma remanent, czyli spis z natury towarów, materiałów i wyrobów. Różnica między remanentem końcowym a początkowym wpływa na dochód z działalności.
Co wynik mówi o firmie
Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja poprawia wiarygodność danych, na których opiera się sprawozdawczość i codzienne decyzje. Może ujawnić zapasy, których już nie ma, przedmioty pominięte w ewidencji lub należności wymagające dalszego wyjaśnienia. Nie daje jednak gotowej odpowiedzi, dlaczego powstała każda różnica. Przyczyny trzeba ustalić osobno, korzystając z dokumentów i informacji od osób zajmujących się danym obszarem.
Wyniki mogą też pomóc ocenić organizację magazynu, obieg dokumentów i sposób nadzorowania majątku. To zastosowanie zarządcze, odrębne od rozliczenia różnic w księgach. Przykładowo powtarzające się rozbieżności mogą wskazywać, że dokumenty trafiają do ewidencji z opóźnieniem. Taką obserwację trzeba jednak potwierdzić, zanim firma zmieni procedury. Sposób wykorzystania danych w decyzjach opisuje rachunkowość zarządcza w firmie.
Najczęstsze pytania
Firma ustala faktyczny stan składników majątku i wybranych sald, a następnie porównuje go z ewidencją. Może liczyć rzeczy, uzgadniać saldo z drugą stroną albo sprawdzać dokumenty. Rozbieżności wymagają wyjaśnienia i odpowiedniego ujęcia, a nie tylko wpisania nowej ilości do programu.
Nie. Spis z natury służy sprawdzaniu składników, które można fizycznie policzyć, zważyć lub zmierzyć. W przypadku innych pozycji stosuje się także potwierdzenie salda albo porównanie zapisów z dokumentami. Właściwa metoda zależy od tego, jaki składnik lub saldo firma sprawdza.
Obowiązki zależą od zasad prowadzenia ewidencji przez danego przedsiębiorcę. Przepisy o inwentaryzacji z ustawy o rachunkowości dotyczą jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Przy księdze przychodów i rozchodów sporządza się natomiast remanent na potrzeby PIT. Przed ustaleniem terminu i metody trzeba więc sprawdzić, jaką ewidencję przedsiębiorca prowadzi i jakie reguły jej dotyczą.
Niedobór oznacza, że ustalony stan jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji. Nie dowodzi sam w sobie kradzieży ani nie wskazuje osoby odpowiedzialnej. Przyczyną może być również błąd zapisu, pomyłka przy spisie lub brak dokumentu. Dopiero wyjaśnienie okoliczności pozwala rozliczyć różnicę.
Źródła:
