Należności to kwoty, których zapłaty można żądać od innej osoby lub firmy. Przedsiębiorca najczęściej ma należność wobec klienta, który otrzymał towar albo usługę, lecz jeszcze za nie nie zapłacił. Należność może też wynikać z udzielonej pożyczki lub obowiązku zwrotu pieniędzy. Może ją mieć również osoba prywatna, na przykład wobec kogoś, komu pożyczyła pieniądze.
Należność nie jest tym samym co gotówka na rachunku. Dopóki dłużnik nie zapłaci, wierzyciel ma roszczenie o zapłatę, a nie pieniądze do dyspozycji. Dlatego przy ocenie finansów firmy liczy się nie tylko wysokość należności, lecz także szansa i termin ich odzyskania.
Skąd biorą się należności i kiedy są wymagalne
Należność powstaje wtedy, gdy istnieje podstawa do żądania świadczenia pieniężnego od określonego podmiotu. W sprzedaży podstawą bywa wykonana umowa: sprzedawca dostarczył towar, a nabywca ma zapłacić. Faktura dokumentuje rozliczenie, ale sama nie zastępuje ustalenia, czy zapłata rzeczywiście się należy. Dla przedsiębiorcy ważne są więc także umowa, potwierdzenie wykonania usługi i korespondencja dotycząca zamówienia.
Termin płatności określa, kiedy dłużnik powinien zapłacić. Należność może już istnieć, choć termin zapłaty jeszcze nie nadszedł. Gdy sprzedawca pozwala klientowi zapłacić po dostawie, udziela mu kredytu kupieckiego. Po upływie terminu niezapłacona należność staje się przeterminowana. Nie oznacza to automatycznie, że nie da się jej odzyskać, ale wymaga wyjaśnienia przyczyny opóźnienia.
Jak należności widać w finansach firmy
W księgowości należności ujmuje się jako składnik aktywów, jeśli spełniają warunki ich wykazania. Firma rozróżnia należności od odbiorców od innych kwot, które mają jej zostać zapłacone. Z kolei zaliczka wpłacona dostawcy nie jest automatycznie należnością od klienta za sprzedaż. Jej ujęcie zależy od charakteru transakcji i tego, czy firmie przysługuje zwrot pieniędzy, czy dostawa.
Kwota zapisana w dokumentach nie zawsze odpowiada kwocie, którą firma prawdopodobnie odzyska. Jeżeli pojawiają się przesłanki, że dłużnik nie zapłaci całości, trzeba uwzględnić ryzyko utraty wartości należności zgodnie z zasadami rachunkowości. Ustawa o rachunkowości każe wyceniać należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Dlatego przy czytaniu zestawień finansowych należy odróżniać wartość należności od wpływów pieniężnych. Ich miejsce w majątku firmy pomaga zrozumieć hasło aktywa obrotowe firmy.
Dlaczego sama sprzedaż nie zapewnia pieniędzy
Sprzedaż z odroczoną płatnością może przynieść przychód, zanim klient przeleje pieniądze. Firma może więc mieć dużo należności, a jednocześnie potrzebować środków na bieżące wydatki. Im dłużej czeka na zapłatę, tym dłużej finansuje działalność własnymi pieniędzmi lub z innych źródeł. Nie wystarczy zatem sprawdzać łącznej kwoty wystawionych faktur.
Przy ocenie należności przydaje się podział według kontrahentów i terminów płatności. Pozwala ustalić, kto powinien zapłacić wkrótce, a kto już się spóźnia. Firma może wtedy planować wydatki na podstawie przewidywanych wpływów, zamiast traktować każdą należność jak dostępne środki. Taki przegląd pokazuje też, czy opóźnienia dotyczą pojedynczej transakcji, czy powtarzają się u tego samego klienta.
Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci
Najpierw trzeba sprawdzić, czy termin zapłaty minął oraz czy dłużnik nie zgłasza zastrzeżeń do rozliczenia. Błąd w kwocie, brak potwierdzenia wykonania usługi albo spór o zakres zamówienia mogą wymagać wyjaśnienia. Jeśli należność jest zasadna, wierzyciel może przypomnieć o płatności i wezwać do zapłaty. W transakcjach handlowych między firmami odsetki za opóźnienie należą się bez wezwania i wynoszą stopę referencyjną NBP plus 10 punktów procentowych. Wierzycielowi przysługuje też rekompensata 40, 70 lub 100 euro, zależnie od kwoty świadczenia. Dalsze działania związane z odzyskiwaniem pieniędzy opisuje hasło windykacja należności.
Przy długo nieuregulowanych należnościach trzeba brać pod uwagę przedawnienie roszczenia. Jego skutki zależą między innymi od rodzaju roszczenia i tego, kto jest dłużnikiem. Nie należy zakładać, że każda niezapłacona faktura przedawnia się w takim samym czasie. Według Kodeksu cywilnego podstawowy termin wynosi sześć lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą – trzy lata. Koniec terminu przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego. Znaczenie mogą mieć też zdarzenia wpływające na bieg terminu. Osobne wyjaśnienie znajdziesz pod hasłem przedawnienie długu.
Najczęstsze pytania
Nie. Należność oznacza kwotę do otrzymania od innej osoby lub firmy, a przychód opisuje wynik określonego zdarzenia gospodarczego. Sprzedaż z odroczoną płatnością może powodować powstanie obu tych pozycji. Spłata należności jest natomiast wpływem pieniędzy od dłużnika.
Nie zawsze. Trzeba ustalić, czy sprzedawcy rzeczywiście przysługuje żądanie zapłaty. Znaczenie mają wykonanie umowy, jej warunki oraz ewentualny spór z klientem. Sama faktura jest ważnym dokumentem rozliczenia, ale nie rozstrzyga każdego sporu o istnienie lub wysokość długu.
Tak. Osoba prywatna może mieć należność wobec kogoś, kto powinien zwrócić jej pożyczone pieniądze. Może też żądać zwrotu nadpłaconej kwoty, jeśli istnieje ku temu podstawa. W codziennym języku częściej mówi się wtedy o pieniądzach do odzyskania niż o należnościach.
Źródła:
