Ustawa o rachunkowości to polski akt prawny określający, kto prowadzi księgi rachunkowe oraz według jakich zasad ujmuje zdarzenia gospodarcze i sporządza sprawozdania finansowe. Dla przedsiębiorcy jest punktem odniesienia przy organizowaniu księgowości, wycenie majątku i przedstawianiu sytuacji finansowej firmy.
Nie oznacza jednak, że każda działalność gospodarcza wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zakres obowiązków zależy między innymi od formy działalności i, w części przypadków, od wielkości przychodów. „Pełna księgowość” to potoczne określenie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nie nazwa odrębnego systemu opisanego w ustawie.
Kogo dotyczy ustawa
Ustawa wskazuje rodzaje jednostek objętych jej przepisami. Spółki kapitałowe, a także np. spółki komandytowe, prowadzą księgi rachunkowe niezależnie od wielkości przychodów. Osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają ten obowiązek po osiągnięciu progu przychodów. Chodzi o przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy równe co najmniej 2,5 mln euro. Dlatego sama informacja, że ktoś „ma firmę”, nie wystarcza do ustalenia sposobu ewidencji. Trzeba sprawdzić formę działalności oraz warunki właściwe dla danej jednostki.
Przedsiębiorca, który nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, może rozliczać działalność na podstawie ewidencji przewidzianej w przepisach podatkowych. Nie należy utożsamiać takiej ewidencji ze sprawozdaniem finansowym sporządzanym według ustawy o rachunkowości. Różnica dotyczy celu i zakresu informacji: ewidencja podatkowa służy ustaleniu rozliczenia podatku, a księgi rachunkowe pokazują również majątek, zobowiązania i rezultat działalności jednostki.
Jak działają księgi rachunkowe
Jednostka objęta ustawą przyjmuje zasady rachunkowości i opisuje je w swojej dokumentacji. Następnie ujmuje zdarzenia gospodarcze w księgach na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Zapisy mają pozwalać prześledzić, skąd pochodzą dane i jak wpływają na obraz działalności. Sam wyciąg z rachunku bankowego nie zastępuje całej księgowości: potwierdza przepływ pieniędzy, lecz nie opisuje automatycznie każdego przychodu, kosztu czy zobowiązania.
Rachunkowość nie sprowadza się do zestawienia wpłat i wypłat. Ustawa określa także zasady wyceny składników majątku i zobowiązań oraz ich inwentaryzacji. Dzięki temu w księgach można ująć również zdarzenia, którym nie towarzyszy natychmiastowa płatność. Przedsiębiorca widzi więc nie tylko stan środków na rachunku, lecz także należności od klientów czy kwoty, które sam jest winien. To pomaga zrozumieć różnicę między gotówką a wynikiem finansowym firmy.
Co pokazuje sprawozdanie finansowe
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe sporządzają sprawozdanie finansowe według właściwych dla nich zasad. Jego podstawowe części przedstawiają majątek i źródła finansowania, przychody i koszty oraz objaśnienia do wykazanych danych. Sprawozdanie nie jest zatem samą deklaracją podatkową ani zestawieniem obrotów na koncie. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zatwierdzenie przez właściwy organ następuje najpóźniej 6 miesięcy od dnia bilansowego. Osoba czytająca bilans może sięgnąć do analizy bilansu firmy, aby lepiej zrozumieć przedstawione pozycje.
Nie każde sprawozdanie wymaga badania przez biegłego rewidenta. Ustawa określa, które jednostki podlegają takiemu badaniu. Są to m.in. banki i spółki akcyjne, a pozostałe jednostki – gdy w poprzednim roku obrotowym spełniły 2 z 3 warunków. Warunki to: średnio co najmniej 50 etatów, suma aktywów od 3 125 000 euro i przychody netto od 6 250 000 euro. Biegły rewident sporządza sprawozdanie z badania zawierające opinię o sprawozdaniu; nie przejmuje odpowiedzialności kierownictwa jednostki za jego sporządzenie. Zakres wymaganych dokumentów oraz możliwych uproszczeń także zależy od rodzaju jednostki i spełnienia ustawowych warunków. Nie należy więc zakładać, że formularz właściwy dla jednej firmy będzie odpowiedni dla innej.
Czym różni się od przepisów podatkowych
Rachunkowość i podatki korzystają z części tych samych danych, ale odpowiadają na inne pytania. Sprawozdanie finansowe ma przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik jednostki. Przepisy podatkowe określają natomiast sposób ustalenia podatku. Dlatego kwota wyniku wykazana w rachunkowości nie musi być równa podstawie opodatkowania. Przy ocenie firmy potrzebne mogą być oba obrazy, lecz nie wolno używać ich zamiennie.
Ustawa o rachunkowości wyznacza ramy sprawozdawczości, ale nie oznacza powszechnego stosowania międzynarodowych standardów. Możliwość lub obowiązek sporządzania sprawozdań według takich standardów dotyczy określonych jednostek i sytuacji. Księgowość ustawowa różni się też od rachunkowości zarządczej w firmie: ta druga przygotowuje informacje na potrzeby decyzji wewnętrznych. Zarząd może więc korzystać z dodatkowych zestawień, których nie znajdziemy w ustawowym sprawozdaniu.
Najczęstsze pytania
Nie. „Pełna księgowość” oznacza potocznie prowadzenie ksiąg rachunkowych. Obowiązek zależy od formy działalności, a w niektórych przypadkach również od przychodów. Przed wyborem sposobu ewidencji trzeba ustalić, które przepisy dotyczą konkretnego przedsiębiorcy.
Tak, ustawa przewiduje możliwość stosowania ksiąg rachunkowych również przez niektóre jednostki, które nie muszą ich prowadzić. Taka decyzja oznacza przyjęcie zasad właściwych dla ksiąg i związanych z nimi obowiązków. Nie jest to po prostu bardziej rozbudowana wersja ewidencji podatkowej.
Nie. Sprawozdanie finansowe przedstawia sytuację jednostki według zasad rachunkowości. Rozliczenie podatkowe powstaje według przepisów podatkowych. Te same zdarzenia gospodarcze mogą być w nich ujmowane odmiennie, dlatego wynik finansowy nie musi odpowiadać kwocie służącej do obliczenia podatku.
Nie. Ustawa o rachunkowości określa, kiedy wymagane jest badanie przez biegłego rewidenta. Sam obowiązek sporządzenia sprawozdania nie przesądza o obowiązku jego badania. Opinia biegłego nie zastępuje też odpowiedzialności jednostki za przygotowanie danych.
Źródła:
