Koszty pośrednie to koszty wspólne dla kilku produktów, usług, projektów lub działów. Nie da się ich przypisać jednemu z nich wprost albo nie byłoby to racjonalne. Rachunek za wspólne biuro nie pokazuje na przykład, ile kosztu przypada na każdą obsługiwaną usługę. W kalkulacji firmowej pojęcie opisuje sposób przypisywania kosztów. W podatkach oznacza inną kategorię: koszty uzyskania przychodów, których nie wiąże się bezpośrednio z określonymi przychodami. Tych dwóch zastosowań nie należy utożsamiać.
Jak rozpoznać koszt pośredni
Najpierw określ, co chcesz wycenić: produkt, usługę, zlecenie czy cały dział. Koszt wspólnego biura może być pośredni wobec poszczególnych zleceń, lecz przypisany wprost do działu, który sam zajmuje to biuro. Klasyfikacja zależy więc od celu kalkulacji. Jeżeli wydatek wynika z wykonania konkretnego zamówienia i można go wiarygodnie zmierzyć, zwykle traktuje się go jako koszt bezpośredni zlecenia.
Typowymi kandydatami do kosztów pośrednich są wspólne materiały biurowe, obsługa administracyjna lub utrzymanie przestrzeni używanej przez kilka zespołów. Nie każda pozycja z tych grup musi jednak być pośrednia. Osobną kwestią jest zachowanie kosztu przy zmianie skali działalności. Koszt pośredni może rosnąć wraz z liczbą zamówień albo pozostawać przez pewien czas podobny. Dlatego nie należy utożsamiać go z kosztem stałym firmy.
Jak podzielić koszt między produkty lub usługi
Jeśli firma chce poznać pełniejszy koszt poszczególnych usług, wybiera klucz podziału wspólnych wydatków. Może nim być czas pracy, zajęta powierzchnia albo inna wielkość powiązana z wykorzystaniem zasobów. Następnie przypisuje części kosztu do wycenianych usług według wybranej proporcji. Taki podział jest szacunkiem opartym na przyjętej metodzie, a nie odczytem z faktury. Pomaga w kalkulacji cen i porównywaniu wyników.
Dobry klucz powinien odpowiadać przyczynie powstawania kosztu. Powierzchnia może opisywać korzystanie z lokalu, ale słabo oddawać nakład pracy wspólnego zespołu. Przedsiębiorca powinien też stosować metodę konsekwentnie, aby porównania między zleceniami miały sens. Jeśli zmieni sposób podziału, zmieni się również obraz rentowności produktów, choć suma poniesionych wydatków pozostanie taka sama. Takie analizy należą do rachunkowości zarządczej firmy.
Co trafia do kosztu wytworzenia w księgach
Podział używany do ustalania cen nie jest tym samym co wycena wyrobów w księgach. Ustawa o rachunkowości uwzględnia w koszcie wytworzenia uzasadnioną część pośrednich kosztów produkcji (art. 28 ust. 3). Należą do niej zmienne pośrednie koszty produkcji oraz część stałych. Przy przypisywaniu stałych pośrednich kosztów produkcji znaczenie ma normalne wykorzystanie zdolności produkcyjnych. Nie wystarczy więc rozdzielić wszystkich wspólnych wydatków między gotowe wyroby dowolnym kluczem. Zasady wyceny trzeba odróżnić od wewnętrznej kalkulacji przygotowanej na potrzeby decyzji.
Wydatki administracyjne nie stają się kosztami produkcji tylko dlatego, że przedsiębiorstwo wytwarza produkty. Do kosztu wytworzenia nie zalicza się kosztów niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych. Nie wlicza się też kosztów ogólnego zarządu niezwiązanych z doprowadzeniem produktu do obecnej postaci, magazynowania wyrobów gotowych ani sprzedaży. Te koszty obciążają wynik okresu, w którym je poniesiono. Inaczej można też ocenić koszt utrzymania hali produkcyjnej, a inaczej koszt obsługi całej firmy. To rozróżnienie ma znaczenie, gdy firma wycenia wyroby, które nadal posiada. Nie należy przenosić do tej wyceny każdego wydatku pośredniego użytego wcześniej w kalkulacji ceny. Podstawowe reguły wyceny opisuje ustawa o rachunkowości.
Co oznacza „pośredni” w podatkach
W podatku dochodowym określenie „pośredni” dotyczy relacji kosztu uzyskania przychodów do przychodów, a nie sposobu podziału wydatku między produkty. Koszt może służyć działalności jako całości, bez związku z konkretną sprzedażą. Samo nazwanie wydatku pośrednim nie przesądza jednak, że można go odliczyć podatkowo. Trzeba osobno ocenić, czy spełnia warunki uznania za koszt uzyskania przychodów i czy nie podlega wyłączeniu.
Nie należy też przenosić klucza użytego do wyceny usług na moment podatkowego ujęcia wydatku. Ten moment wynika z zasad właściwych dla danego podatnika i rodzaju kosztu. Koszty pośrednie w rozumieniu podatkowym są potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d CIT, art. 22 ust. 5c PIT). Gdy dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, a nie da się ustalić części przypadającej na dany rok, rozlicza się je proporcjonalnie. W CIT dniem poniesienia jest co do zasady dzień ujęcia kosztu w księgach na podstawie faktury lub innego dowodu (art. 15 ust. 4e). Firma może zatem prowadzić użyteczną kalkulację kosztów dla własnych decyzji, a równolegle stosować odrębne reguły podatkowe. Gdy porównuje rentowność z wynikiem podatkowym, powinna wiedzieć, który podział służy któremu celowi.
Na co uważać przy ocenie rentowności
Sam przychód pomniejszony o koszty bezpośrednie nie pokazuje, ile firma zarabia po pokryciu wspólnych wydatków. Z drugiej strony obciążenie każdego zlecenia dużą częścią kosztów biura może sprawić, że będzie wyglądało na nierentowne. Wynik zależy od przyjętego klucza i zakresu kosztów. Dlatego przy ocenie zlecenia trzeba odróżnić koszt, który powstanie wyłącznie przez jego przyjęcie, od udziału w wydatkach ponoszonych także bez tego zlecenia.
W praktyce pomaga opisanie metody kalkulacji: jakie koszty tworzą wspólną pulę, co jest przedmiotem wyceny i jak dobrano klucz podziału. Dzięki temu można wyjaśnić, skąd bierze się wynik dla produktu lub usługi. Warto ponownie ocenić metodę, gdy zmienia się sposób pracy albo wykorzystanie zasobów. Nie chodzi o uzyskanie jednej „prawdziwej” kwoty kosztu pośredniego, lecz o podział przydatny do konkretnej decyzji.
Najczęstsze pytania
Nie. Czynsz za lokal używany przez kilka zespołów może być kosztem pośrednim wobec ich usług. Jeśli jednak lokal służy wyłącznie jednemu projektowi, koszt można przypisać temu projektowi wprost. Zależy to od tego, co firma wycenia i jak korzysta z lokalu.
Nie. „Pośredni” mówi o sposobie przypisania kosztu do produktu lub usługi. „Stały” opisuje jego zachowanie przy zmianie skali działalności. Wspólny koszt może więc być pośredni i jednocześnie zmieniać się wraz z liczbą realizowanych zamówień.
Trzeba wybrać wielkość, która rozsądnie odzwierciedla korzystanie ze wspólnych zasobów, a następnie według niej podzielić koszt. Dla różnych wydatków mogą pasować różne klucze. Otrzymane kwoty są wynikiem kalkulacji, dlatego warto zachować opis zastosowanej metody.
Nie. Podatkowa klasyfikacja jako koszt pośrednio związany z przychodami nie zastępuje oceny, czy wydatek w ogóle jest kosztem uzyskania przychodów. Odrębnie ustala się też moment jego ujęcia podatkowego. Firmowy podział wydatku między usługi nie rozstrzyga tych kwestii.
Źródła:
