Audyt wewnętrzny to niezależna i obiektywna ocena działania organizacji, która pomaga rozpoznać ryzyka i sprawdzić skuteczność kontroli. Audytor zbiera dowody, porównuje praktykę z przyjętymi zasadami i przedstawia wnioski osobom zarządzającym. W firmie może badać rozliczenia, zakupy, obieg dokumentów albo obsługę klientów. Nie oznacza ciągłego nadzorowania pracowników ani nie daje gwarancji wykrycia każdej nieprawidłowości. Zakres audytu zależy od potrzeb organizacji, a w niektórych podmiotach również od przepisów.
Jak przebiega audyt wewnętrzny
Pracę zaczyna się od ustalenia, co ma zostać ocenione i jakie pytania wymagają odpowiedzi. Audytor może na przykład sprawdzić, czy wydatki są zatwierdzane zgodnie z zasadami firmy oraz czy dokumenty pozwalają odtworzyć przebieg decyzji. Następnie rozmawia z osobami wykonującymi pracę, analizuje dokumenty i sprawdza wybrane operacje. Nie musi badać każdej transakcji. Dobiera zakres testów do celu audytu i ryzyka związanego z danym procesem.
Na koniec audytor opisuje ustalenia, ich możliwe przyczyny i skutki oraz proponuje działania naprawcze. Osoby odpowiedzialne za proces powinny móc wyjaśnić okoliczności i odnieść się do ustaleń. Sam raport nie usuwa problemu: potrzebna jest decyzja, kto wprowadzi zmianę i jak zostanie oceniony jej wynik. Przykładowo, przy powtarzających się błędach w płatnościach rozwiązaniem może być zmiana sposobu zatwierdzania faktur, a nie samo poprawienie wskazanych dokumentów.
Co audytor ocenia w firmie
Audytor przygląda się ryzyku, czyli temu, co może przeszkodzić firmie w osiągnięciu jej celów. Sprawdza też kontrole: uzgodnienia, zatwierdzanie decyzji, podział zadań i inne działania ograniczające ryzyko. Ocenia nie tylko to, czy zasada została zapisana, lecz także czy działa w praktyce. Istotny jest również koszt i wysiłek związany z kontrolą. Rozbudowana procedura może niewiele pomagać, jeśli pracownicy omijają ją przy codziennej pracy. Więcej o samym ryzyku wyjaśnia hasło o zarządzaniu ryzykiem operacyjnym.
Tematem audytu może być pojedynczy proces albo zagadnienie obejmujące kilka działów. Przy ocenie zakupów audytor sprawdzi na przykład, kto zgłasza potrzebę, kto wybiera dostawcę i kto zatwierdza zapłatę. Jeżeli jedna osoba podejmuje wszystkie te decyzje, audytor opisze wynikające z tego ryzyko. Nie oznacza to automatycznie, że doszło do nadużycia. Zadaniem audytu jest ustalenie, na ile firma potrafi takim sytuacjom zapobiegać lub je wykrywać.
Niezależność audytora a odpowiedzialność kierownictwa
Audytor potrzebuje swobody w wyborze ustaleń i formułowaniu ocen. Trudno o obiektywizm, gdy bada proces, za którego wyniki sam odpowiada. Dlatego organizacja powinna jasno określić, komu audytor przekazuje raporty i jak postępuje w razie konfliktu interesów. Audyt może prowadzić osoba pracująca w organizacji albo specjalista z zewnątrz. O niezależności oceny nie rozstrzyga sam rodzaj umowy, lecz sposób powierzenia zadań i możliwość przedstawienia niewygodnych wniosków.
Audytor wskazuje słabości i proponuje usprawnienia, ale nie przejmuje zarządzania badanym obszarem. To kierownictwo decyduje, jakie działania wdroży, przydziela zadania i odpowiada za ich wykonanie. Rozdzielenie tych ról pozwala później sprawdzić, czy poprawa rzeczywiście nastąpiła. Jeśli w organizacji działa organ nadzorujący te zagadnienia, jego rolę trzeba odróżnić od pracy osoby badającej proces. Związany z tym temat opisuje hasło o komitecie audytu.
Audyt wewnętrzny, kontrola i badanie sprawozdania
Kontrola jest częścią codziennego działania firmy: ktoś zatwierdza przelew, porównuje fakturę z zamówieniem lub uzgadnia stan rozliczeń. Audyt wewnętrzny ocenia między innymi, czy takie czynności właściwie ograniczają ryzyko. Różni się też od controllingu, który dostarcza informacji potrzebnych do planowania i oceny wyników. Obie funkcje mogą korzystać z podobnych danych, lecz odpowiadają na inne pytania. Różnice w pracy z danymi finansowymi opisuje hasło o funkcjach controllingu w firmie.
Audytu wewnętrznego nie należy utożsamiać z badaniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Badanie sprawozdania ma odrębny cel i dotyczy oceny tego dokumentu. Audyt wewnętrzny może natomiast badać wiele procesów, również niezwiązanych bezpośrednio ze sprawozdawczością. W jednostkach sektora finansów publicznych audyt wewnętrzny ma znaczenie określone w ustawie o finansach publicznych. Obowiązek jego prowadzenia dotyczy jednostek wskazanych w przepisach, a nie każdej małej firmy. Są to m.in. ministerstwa, ZUS, NFZ oraz państwowe jednostki budżetowe, których dochody lub wydatki w planie przekroczyły 40 mln zł.
Najczęstsze pytania
Nie ma powszechnego obowiązku prowadzenia audytu wewnętrznego w każdej małej firmie. Przedsiębiorca może go zorganizować, gdy chce niezależnie ocenić wybrany proces. Osobno trzeba rozpatrywać podmioty, których dotyczą szczególne przepisy. Na przykład bank musi mieć niezależną komórkę audytu wewnętrznego. Brak takiego obowiązku nie oznacza, że firma nie potrzebuje kontroli swoich działań.
Nie jest to jego główny cel. Audytor bada sposób działania procesu, dostępne dowody oraz to, czy przyjęte zabezpieczenia ograniczają ryzyko. Może analizować czynności wykonywane przez pracowników, ale wnioski powinny dotyczyć także organizacji pracy. Błąd może wynikać z niejasnej zasady lub źle zaprojektowanego zatwierdzania decyzji.
Potocznie audytem zewnętrznym nazywa się różne oceny wykonywane przez osoby spoza organizacji, dlatego trzeba ustalić cel konkretnego zlecenia. Audyt wewnętrzny służy ocenie procesów na potrzeby organizacji, nawet jeśli wykonuje go zewnętrzny specjalista. Nie jest tym samym co badanie sprawozdania finansowego.
Źródła:
