Jak oszczędzać w firmie, nie tracąc klientów ani jakości? W jednoosobowej działalności najwięcej dają zwykle ulgi w ZUS, dobrze dobrana forma opodatkowania i porządek w stałych kosztach. Zebraliśmy sprawdzone sposoby z kwotami na 2026 r.
Audyt kosztów: od czego zacząć oszczędzanie w firmie
Pierwszy krok to lista wszystkich powtarzalnych kosztów: składek, podatków, umów, abonamentów, leasingów i opłat bankowych. Dopiero pełny obraz pokazuje, gdzie pieniądze uciekają najłatwiej.
Każdą pozycję warto ocenić jednym pytaniem: jaki przychód, bezpieczeństwo lub czas dzięki niej firma zyskuje. Cięcie na ślepo, np. rezygnacja z niezawodnej logistyki czy księgowości, może kosztować więcej niż oszczędność.
Szybki przegląd dobrze ograniczyć do 2–3 tygodni. W tym czasie warto wypowiedzieć nieużywane abonamenty, a umowy wymagające negocjacji zapisać do dalszej analizy.
Składki ZUS: ulgi, które obniżają koszty w 2026 r.
W jednoosobowej firmie składki są zwykle jednym z największych stałych kosztów. W 2026 r. pełne składki społeczne wynoszą 1926,76 zł miesięcznie, a bez dobrowolnego chorobowego 1788,29 zł.
| Ulga | Dla kogo | Co daje w 2026 r. |
|---|---|---|
| Ulga na start | Nowa firma, bez działalności w ostatnich 60 miesiącach | 6 miesięcy bez składek społecznych; składkę zdrowotną trzeba płacić |
| Preferencyjne składki | Przez 24 miesiące, według ZUS po zakończeniu ulgi na start | 456,18 zł miesięcznie z chorobowym (podstawa 1441,80 zł) |
| Mały ZUS plus | Przychód w poprzednim roku do 120 000 zł | Podstawa zależna od dochodu, od 1441,80 zł do 5652 zł |
| Wakacje składkowe | Do 10 ubezpieczonych i przychód do 2 mln euro | Jeden miesiąc w roku bez składek emerytalnej, rentowej, wypadkowej i chorobowej |
Żadna z tych ulg nie obejmuje składki zdrowotnej. Na skali podatkowej i podatku liniowym jej minimum wynosi od lutego 2026 r. 432,54 zł miesięcznie.
Z ulg nie skorzysta osoba, która świadczy dla byłego pracodawcy usługi z zakresu dawnego etatu. Wakacje składkowe są pomocą de minimis, więc firma musi mieć wolny limit tej pomocy.
Forma opodatkowania, VAT i KSeF
Firma może rozliczać się według skali podatkowej, podatkiem liniowym 19% albo ryczałtem od przychodów. Ryczałt nie uwzględnia kosztów, więc zwykle opłaca się przy niskich wydatkach.
Przy podatku liniowym zapłaconą składkę zdrowotną można w 2026 r. odliczyć do 14 100 zł. Formę opodatkowania warto przeliczyć co roku razem z księgową, bo jej zmiana jest możliwa tylko w określonym terminie.
Zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje przy sprzedaży do 240 000 zł rocznie. Nie dotyczy jednak m.in. usług prawniczych, doradczych i ściągania długów.
Od 1 kwietnia 2026 r. faktury w KSeF wystawiają wszystkie firmy. Do końca roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma brutto nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Płatny program nie jest konieczny. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną.
Zakupy i dostawcy: jak negocjować i standaryzować
Negocjacje zaczynają się od poznania własnych potrzeb: wolumenu zakupów, sezonowości i wymagań jakościowych. Na tej podstawie łatwiej przygotować porównywalne zapytania ofertowe.
Standaryzacja, czyli mniej wariantów produktów i marek, pozwala skupić zakupy u mniejszej liczby dostawców. To zwiększa siłę przetargową i upraszcza kontrolę kosztów.
- Zbieraj co najmniej trzy porównywalne oferty z jasno opisanym zakresem.
- Negocjuj nie tylko cenę, ale też termin płatności, serwis i gwarancję.
- Konsoliduj zamówienia u kluczowych dostawców w zamian za rabat ilościowy.
- Stosuj umowy ramowe z okresowym przeglądem cen i jakości.
- Miej dostawcę zapasowego, by nie uzależnić się od jednego partnera.
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić kary umowne, indeksację cen i minimalne wolumeny. Najniższa cena jednostkowa nie pomoże, jeśli dostawca zawiedzie w kryzysie.
Sprzęt: kiedy wydatek od razu jest kosztem
Sprzęt o wartości początkowej do 10 000 zł można nie amortyzować. Wydatek jest wtedy kosztem w miesiącu oddania sprzętu do używania.
Mali podatnicy i firmy w roku rozpoczęcia działalności mogą jednorazowo amortyzować środki trwałe z grup 3–8, z wyjątkiem samochodów osobowych. Limit wynosi równowartość 50 000 euro rocznie i jest pomocą de minimis.
Energia, oprogramowanie i zapasy
Koszty energii najszybciej obniża pomiar zużycia. W biurach zwykle najwięcej pobierają klimatyzacja, oświetlenie i serwery, a w zakładach sprężarki i linie produkcyjne.
- Wymień oświetlenie na LED i dodaj czujniki ruchu w strefach wspólnych.
- Ustal standardy temperatury zamiast regulacji według uznania.
- Usuń wycieki i zbyt wysokie ciśnienie w instalacji sprężonego powietrza.
- Wyłączaj automatycznie sprzęt biurowy poza godzinami pracy.
- Negocjuj umowę z dostawcą energii po zebraniu danych o zużyciu.
Opłacalność wymiany oświetlenia czy maszyn zależy od godzin pracy i ceny energii. Warto ją policzyć na własnych danych, zanim firma wyda pieniądze.
W licencjach i subskrypcjach łatwo o duble, bo każdy dział kupuje swoje aplikacje. Pomaga jedna lista programów i kont, prowadzona przez jedną osobę i przeglądana raz na kwartał.
Przed rezygnacją z programu trzeba sprawdzić okres wypowiedzenia i ewentualne kary. Przy stałej liczbie użytkowników warto porównać cenę planu rocznego z miesięcznym.
Zapasy to zamrożony kapitał. Ich poziom warto dopasować do popytu, dzielić asortyment według rotacji i marży oraz negocjować częstsze dostawy mniejszych partii.
Opłaty bankowe: gdzie uciekają drobne kwoty
Opłaty bankowe pojedynczo są niewielkie, ale sumują się co miesiąc. Raz na kwartał warto przejrzeć wyciągi i porównać je z tabelą opłat, o czym piszemy w tekście o kosztach prowadzenia konta firmowego.
Przelew ekspresowy kosztuje 10 zł w mBanku, ING i PKO BP. Jeśli 30 takich przelewów miesięcznie może iść zwykłym trybem, firma oszczędza ok. 300 zł miesięcznie.
Przewalutowanie płatności kartą firmową w mBanku kosztuje 5,9% wartości transakcji. W ING wypłata kartą z obcego bankomatu w kraju to 3,5% kwoty, a realizacja zlecenia stałego – 1 zł.
- Ustaw domyślnie przelewy zwykłe, a ekspresowe wybieraj tylko przy krytycznym terminie.
- Dopasuj pakiet konta do realnej liczby przelewów i kart.
- Ustal z większymi kontrahentami płatności zbiorcze zamiast wielu drobnych.
- Sprawdź w tabeli opłat operacje wykonywane najczęściej, nie te z reklamy.
Więcej pomysłów zebraliśmy w poradniku jak obniżyć opłaty za konto firmowe.
Należności i płatności: jak nie finansować klientów
Spóźniona płatność oznacza, że firma kredytuje klienta własnymi pieniędzmi. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi kilka narzędzi.
- odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych: 13,75% rocznie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r.,
- rekompensatę za koszty odzyskania należności: 40 euro przy kwocie do 5000 zł, 70 euro do 50 000 zł i 100 euro powyżej,
- termin zapłaty co do zasady nie dłuższy niż 60 dni od doręczenia faktury,
- ulgę na złe długi w PIT i VAT po 90 dniach od terminu płatności.
Płatność za transakcję z inną firmą powyżej 15 000 zł musi przejść przez rachunek płatniczy. Przelew na konto spoza białej listy VAT może wtedy odebrać prawo do zaliczenia wydatku w koszty.
Najczęstsze pytania o oszczędzanie w firmie
Nowa firma może skorzystać z 6-miesięcznej ulgi na start, a potem z preferencyjnych składek, w 2026 r. 456,18 zł miesięcznie. Przy przychodzie do 120 000 zł w poprzednim roku jest mały ZUS plus, a raz w roku wakacje składkowe.
Nie. Zwolnienie dotyczy składek emerytalnej, rentowej, wypadkowej i dobrowolnej chorobowej za jeden wybrany miesiąc w roku. Składkę zdrowotną trzeba w tym miesiącu opłacić normalnie.
Tak. Składnik majątku o wartości początkowej do 10 000 zł można nie amortyzować. Wydatek jest wtedy kosztem w miesiącu oddania sprzętu do używania.
Można naliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, od lipca do grudnia 2026 r. 13,75% rocznie, i rekompensatę 40–100 euro. Po 90 dniach od terminu płatności przysługuje ulga na złe długi.
Źródła:
- ZUS – Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w 2026 r.
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199), art. 17a, 17b, 18c
- Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1480), art. 18 i 19
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592), art. 22d, 22k
- Obwieszczenie MFiG – limit odliczenia składki zdrowotnej w 2026 r. (M.P. 2025 poz. 1274)
- Ministerstwo Finansów – KSeF dla JDG i MŚP
- Ministerstwo Finansów – KSeF: poniżej 10 000 zł
- mBank – Taryfa prowizji i opłat dla firm od 17.04.2026 (PDF)
- PKO Bank Polski – Taryfa dla MŚP od 1.12.2025 (PDF)
- ING Bank Śląski – Konto Direct dla Firmy, opłaty
- Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790)
- Obwieszczenie MFiG – odsetki w transakcjach handlowych od 1.07.2026 (M.P. 2026 poz. 642)
Jeśli prowadzisz firmę, szukaj oszczędności nie tylko w kosztach stałych, ale i w negocjacji warunków z dostawcami. Czasem kilka telefonów pozwoli obniżyć rachunki o kilkanaście procent rocznie.
Sposób na audyt kosztów i porządki w subskrypcjach to świetny pomysł! Przykład z firmą usługową, która wyłączyła nieużywane rozszerzenia, pokazuje, jak łatwo można zaoszczędzić, nie rezygnując z efektywności. Warto się tym zainspirować!
Bardzo trafne spostrzeżenia dotyczące negatywnego wpływu „shadow IT”. Zdecydowanie warto mieć kontrolę nad tym, jakie narzędzia są używane w firmie, żeby uniknąć niepotrzebnych wydatków!
Fajna wskazówka z tym audytem kosztów — nie zdawałem sobie sprawy, jak wiele drobnych wydatków potrafi się skumulować. Taki przegląd może naprawdę pomóc w lepszym zarządzaniu budżetem firmy!