Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w ustandaryzowanym formacie elektronicznym. Jest elementem cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce i ma na celu uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie kontroli nad dokumentami oraz podniesienie bezpieczeństwa rozliczeń. System funkcjonuje od stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne, jednak od lipca 2024 roku stanie się obowiązkowy dla większości podatników, z pewnymi wyjątkami i okresem przejściowym.
Podstawy prawne
Działanie KSeF opiera się na przepisach ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniach Ministra Finansów określających m.in. format e-faktury FA_VAT. Kluczowym elementem jest faktura ustrukturyzowana – dokument w formacie XML zgodnym ze schemą XSD opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.
Jak działa KSeF?
Proces rozpoczyna się od wystawienia faktury w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorcy, w odpowiednim formacie XML. Dokument przesyłany jest następnie do platformy KSeF, gdzie przechodzi weryfikację i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Od tego momentu staje się dostępny dla odbiorcy w systemie, co eliminuje konieczność przesyłania go w formie papierowej lub PDF. Wszystkie faktury są archiwizowane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Korzyści dla przedsiębiorców
Korzystanie z KSeF niesie szereg udogodnień. Przedsiębiorca nie musi przechowywać faktur w wersji papierowej, a termin zwrotu VAT dla rozliczających się wyłącznie przez system ulega skróceniu z 60 do 40 dni. Standaryzacja formatu faktur pozwala zminimalizować błędy i ułatwia automatyzację procesów księgowych. System zwiększa również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, utrudniając fałszowanie dokumentów.
Nowe obowiązki
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF wszystkie faktury sprzedażowe w relacjach B2B będą musiały być wystawiane wyłącznie za pośrednictwem systemu. Również faktury zakupowe będą odbierane w ten sposób. Niezbędne stanie się stosowanie metod uwierzytelnienia, takich jak podpis kwalifikowany, profil zaufany lub token, a także dostosowanie oprogramowania księgowego do wymogów KSeF. Wyjątki obejmą m.in. niektóre podmioty zagraniczne nieposiadające siedziby w Polsce.
Wyzwania i ryzyka
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko z koniecznością dostosowania procesów biznesowych, lecz także z szeregiem wyzwań natury technicznej, organizacyjnej i prawnej.
Jednym z kluczowych wyzwań jest integracja systemów księgowych i ERP z API KSeF. Wiele firm korzysta z rozwiązań, które powstawały latami i są silnie dostosowane do ich indywidualnych potrzeb. Dodanie obsługi faktur w formacie XML FA_VAT wymaga aktualizacji modułów fakturowania, a w przypadku starszych systemów – nawet ich częściowej przebudowy. Brak pełnej zgodności z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów może skutkować odrzuceniem dokumentów przez KSeF, co z kolei opóźni procesy sprzedaży i rozliczeń.
Istotnym ryzykiem jest niedostępność systemu po stronie Ministerstwa Finansów lub po stronie samego przedsiębiorcy. W sytuacjach awaryjnych KSeF przewiduje procedury fakturowania offline, ale wymagają one późniejszej synchronizacji z systemem, co może generować dodatkowe obciążenia administracyjne i podatkowe. W przypadku firm o dużej liczbie transakcji nawet kilkugodzinna przerwa może sparaliżować procesy sprzedaży i logistyki.
Kolejnym obszarem ryzyka jest szkolenie i przygotowanie personelu. Wdrożenie KSeF zmienia sposób pracy działów księgowych i sprzedażowych. Konieczne jest, aby pracownicy rozumieli nie tylko sam proces wystawiania faktur w nowym formacie, ale także zasady weryfikacji poprawności danych, procedury awaryjne oraz sposób korzystania z metod uwierzytelniania (podpis kwalifikowany, profil zaufany, token). Brak odpowiednich kompetencji może prowadzić do błędów skutkujących karami skarbowymi lub opóźnieniami w rozliczeniach.
Nie można pominąć kwestii bezpieczeństwa i ochrony danych. Choć KSeF zapewnia szyfrowanie transmisji oraz autoryzację użytkowników, to integracja systemów firmowych z platformą oznacza konieczność przechowywania kluczy dostępowych i tokenów, a to generuje ryzyko nieuprawnionego dostępu. Firmy muszą wdrożyć procedury zarządzania uprawnieniami i regularnego audytu bezpieczeństwa.
Warto także zwrócić uwagę na potencjalne zmiany w przepisach. Ponieważ KSeF jest nowym narzędziem, możliwe są modyfikacje formatu XML, schem XSD czy procedur obsługi awaryjnej. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność stałego monitorowania komunikatów Ministerstwa Finansów i bieżącego dostosowywania oprogramowania, co może generować dodatkowe koszty.
Ostatnim, lecz równie istotnym wyzwaniem, jest wpływ na relacje z kontrahentami. Wdrożenie KSeF może wymusić zmiany w dotychczasowych procesach wymiany dokumentów, harmonogramach fakturowania czy sposobach zatwierdzania transakcji. Kontrahenci, którzy nie są jeszcze przygotowani do pracy z KSeF, mogą opóźniać akceptację faktur lub zgłaszać problemy z dostępem do dokumentów w systemie.
Jak się przygotować?
Aby skutecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorcy powinni śledzić harmonogram wprowadzania obowiązku, przeprowadzać testy integracji z API systemu oraz aktualizować procedury wewnętrzne. Ważne jest również odpowiednie nadanie uprawnień pracownikom i opracowanie scenariuszy działania w sytuacjach awaryjnych.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to istotny krok w stronę pełnej cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce. Przynosi on wymierne korzyści w zakresie automatyzacji, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, jednak wymaga starannego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Wczesne dostosowanie procesów pozwoli na płynne przejście do obowiązkowego modelu e-fakturowania.
Artykuł przygotowany we współpracy z 360Księgowość
