Debit note, znana w języku polskim jako nota debetowa, to dokument księgowy wykorzystywany w relacjach biznesowych, mający na celu poinformowanie kontrahenta o zwiększeniu jego zobowiązania finansowego wobec wystawcy. Dokument ten pełni rolę przypomnienia lub aktualizacji dotychczasowych ustaleń finansowych między stronami, zazwyczaj wynikających z wcześniejszych transakcji. Nota debetowa jest szczególnie używana w sytuacjach, gdy kontrahent zobowiązany jest do zapłaty dodatkowej kwoty, wynikającej np. z naliczenia odsetek, różnic w cenach lub kosztów dodatkowych usług.
W praktyce nota debetowa różni się od faktury, ponieważ nie ma charakteru dokumentu sprzedaży, lecz stanowi uzupełnienie już istniejącej relacji finansowej między stronami. Może być wystawiana zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę, w zależności od tego, która strona odnotowała konieczność zmiany zobowiązania. Dokument ten zazwyczaj zawiera takie elementy jak: dane stron transakcji, numer dokumentu, kwotę zwiększenia zobowiązania, opis powodu wystawienia oraz datę. Jego poprawne wystawienie i zapisanie w księgach rachunkowych jest kluczowe dla zachowania przejrzystości finansowej.
W kontekście międzynarodowym debit note jest szczególnie istotny w handlu transgranicznym. Przedsiębiorstwa, które prowadzą działalność na dużą skalę, często korzystają z not debetowych do rozliczania korekt związanych z cłami, podatkami lub różnicami w kursach walutowych. W takich przypadkach dokumentacja ta pomaga unikać konfliktów finansowych i zapewnia, że każda zmiana w zobowiązaniach jest odpowiednio udokumentowana. Dobrze sporządzona nota debetowa to narzędzie, które minimalizuje ryzyko nieporozumień między kontrahentami i ułatwia przejrzystość finansową w przedsiębiorstwie.
