Controlling to sposób planowania i analizowania działalności firmy, który pomaga podejmować decyzje na podstawie danych. Polega na ustalaniu celów, porównywaniu planów z wynikami oraz wyjaśnianiu różnic między nimi. Nazwa może kojarzyć się wyłącznie z kontrolą, lecz zakres controllingu jest szerszy: obejmuje także przygotowanie informacji potrzebnych przed podjęciem decyzji.
W praktyce controlling pomaga odpowiedzieć na pytania: czy firma osiąga zamierzone wyniki, skąd biorą się dodatkowe koszty i co może się stać po zmianie planu. Nie zastępuje decyzji właściciela ani menedżera. Daje im uporządkowany obraz sytuacji i wskazuje sprawy wymagające uwagi.
Jak działa controlling w firmie
Punktem wyjścia jest cel, który można powiązać z działalnością firmy. Może nim być poprawa marży, ograniczenie kosztów realizacji zleceń albo utrzymanie płynności. Następnie firma ustala, jakie dane pozwolą ocenić postępy i kto będzie z nich korzystać. Innych informacji potrzebuje osoba ustalająca ceny, a innych ktoś planujący wydatki. Bez określonego celu nawet rozbudowany raport może nie pomóc w wyborze działania.
Po zebraniu danych firma porównuje wynik z planem, szuka przyczyn różnic i ocenia możliwe reakcje. Wyższy koszt nie musi oznaczać problemu, jeśli towarzyszy mu większa sprzedaż. Z kolei wzrost przychodów może nie poprawić sytuacji, gdy realizacja zamówień pochłania zbyt wiele środków. Controlling ma więc wyjaśniać zależności, a nie tylko sygnalizować, że określona pozycja wzrosła lub spadła.
Budżet i analiza odchyleń
Budżet firmy zapisuje plan przychodów, kosztów lub przepływów pieniężnych na wybrany okres. W controllingu służy jako punkt odniesienia, a nie cel sam w sobie. Po porównaniu planu z wykonaniem powstaje odchylenie, czyli różnica wymagająca interpretacji. Firma może wtedy ustalić, czy przyczyną była zmiana cen, wielkości sprzedaży, zakresu prac czy założeń przyjętych przy planowaniu.
Nie każde odchylenie wymaga cięcia wydatków. Jeśli koszt wzrósł wskutek większej liczby opłacalnych zamówień, ograniczenie go mogłoby zaszkodzić firmie. Czasem rozsądniejsza będzie aktualizacja planu, zmiana ceny albo poprawa organizacji pracy. Analiza powinna również odróżniać zmianę przejściową od zjawiska, które prawdopodobnie się utrzyma. Dzięki temu reakcja wynika z przyczyny, a nie z samego koloru liczby w raporcie.
Jakie dane wykorzystuje controlling
Źródłem informacji mogą być zapisy księgowe, dane o sprzedaży, zamówieniach, czasie pracy i płatnościach. Trzeba je dobrać do pytania, na które firma chce odpowiedzieć. Ocena opłacalności zlecenia wymaga innych danych niż ocena zdolności do regulowania bieżących zobowiązań. Przy analizie wydatków pomaga rozróżnienie kosztów stałych i takich, które zmieniają się wraz ze skalą działalności.
Raport powinien pokazywać nie tylko wynik całej firmy, lecz także przyczyny istotnych zmian. Przydatne bywa spojrzenie na poszczególne produkty, usługi, projekty lub grupy klientów. Trzeba jednak uważać na sposób przypisywania kosztów wspólnych. Różne metody mogą dać odmienny obraz rentowności tego samego zlecenia. Dlatego odbiorca raportu powinien wiedzieć, jakie dane i założenia stoją za przedstawionymi wnioskami.
Controlling a rachunkowość i kontrola
Rachunkowość porządkuje i ujmuje zdarzenia gospodarcze, natomiast controlling korzysta z danych, by wspierać planowanie i decyzje. Zakres rachunkowości wyznacza ustawa: to m.in. księgi, inwentaryzacja, wycena i sprawozdania finansowe (art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Controllingu ustawa nie wymienia, więc firma organizuje go według własnych potrzeb. Blisko mu do rachunkowości zarządczej, która również przygotowuje informacje na potrzeby osób prowadzących firmę. W praktyce te obszary mogą się przenikać. Raport controllingowy można jednak dostosować do konkretnego pytania, zamiast ograniczać go do układu sprawozdania finansowego.
Controlling nie jest też tym samym co kontrola polegająca na wykrywaniu nieprawidłowości. Może wskazać nietypową zmianę, ale samo odchylenie nie dowodzi błędu ani nadużycia. W jednostkach sektora finansów publicznych działa z kolei kontrola zarządcza. To ogół działań zapewniających realizację celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy (art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). W małej firmie nie potrzeba osobnego działu, by stosować tę metodę. Wystarczy spójny plan, wiarygodne dane i regularna rozmowa o przyczynach wyników. Zakres analiz powinien odpowiadać decyzjom, które właściciel rzeczywiście musi podjąć.
Najczęstsze pytania
Może być przydatny także przy niewielkiej skali działalności. Właściciel może regularnie zestawiać plan sprzedaży i wydatków z wynikiem oraz wyjaśniać większe różnice. Ważniejsze od liczby raportów jest to, czy pomagają wybrać konkretne działanie.
Księgowość ujmuje i porządkuje zdarzenia gospodarcze. Controlling wykorzystuje dane, aby ocenić realizację planów i przygotować informacje do decyzji. Może łączyć dane księgowe z informacjami o zamówieniach, pracy zespołu lub przebiegu projektów.
Nie. Ograniczenie kosztów może być jednym z możliwych działań, lecz najpierw trzeba zrozumieć, skąd wzięła się zmiana. Wydatek, który zwiększa opłacalną sprzedaż, wymaga innej oceny niż koszt wynikający z przestojów lub błędów.
Odchylenie to różnica między wynikiem rzeczywistym a przyjętym planem. Samo nie mówi jeszcze, czy sytuacja jest dobra czy zła. Znaczenie różnicy zależy od jej przyczyny oraz od tego, jak wpływa na pozostałe wyniki firmy.
Źródła:
