Rachunkowość zarządcza to przygotowywanie i analizowanie informacji, które pomagają prowadzić firmę i podejmować decyzje. Pokazuje nie tylko wyniki całej działalności, lecz także opłacalność produktów, zleceń czy projektów. Korzysta z danych finansowych, takich jak przychody i koszty, oraz z danych o sprzedaży, czasie pracy czy wykorzystaniu zasobów.
Jej zakres zależy od pytań, na które firma szuka odpowiedzi. Właściciel małego przedsiębiorstwa może potrzebować prostego zestawienia kosztów i marż. Większa firma może przygotowywać osobne raporty dla działów. W obu przypadkach chodzi o lepsze zrozumienie wyników, a nie o tworzenie danych dla samego raportu.
Jak pomaga podejmować decyzje
Raport zarządczy powinien odpowiadać na konkretne pytanie. Czy przyjąć zlecenie? Który produkt przynosi największy wkład w pokrycie kosztów? Dlaczego wydatki rosną szybciej niż sprzedaż? Sposób zebrania danych zależy od decyzji. Przy ocenie zlecenia przydają się inne informacje niż przy planowaniu wydatków całej firmy.
Rachunkowość zarządcza pomaga też porównać plan z wykonaniem. Samo stwierdzenie, że koszt przekroczył plan, niewiele wyjaśnia. Trzeba ustalić przyczynę: zmianę ceny materiału, większe zużycie albo wzrost liczby zamówień. Taka analiza ułatwia podjęcie działania i ocenę jego skutków. Pokrewnym podejściem do planowania i monitorowania wyników jest controlling w firmie.
Jakie dane i narzędzia wykorzystuje
Punktem wyjścia bywają zapisy księgowe, faktury i dane o sprzedaży. Firma może je uzupełnić informacjami o czasie wykonania usługi, liczbie zwrotów czy zużyciu materiałów. Następnie przypisuje koszty do produktów, klientów lub projektów. Pomaga w tym rozróżnienie kosztów bezpośrednich produktu i kosztów wspólnych, których nie da się tak łatwo przyporządkować.
Do często stosowanych narzędzi należą zestawienia rentowności, prognozy oraz analiza różnic między planem a wynikiem. Narzędzie warto dobrać do pytania i jakości dostępnych danych. Rozbudowany model nie pomoże, jeśli firma nie potrafi wiarygodnie przypisać kosztów. Przed podjęciem decyzji dobrze też ustalić, które założenia są pewne, a które pozostają szacunkiem.
Jak powstaje budżet i co mówi o wynikach
Budżet porządkuje planowane przychody, wydatki i cele dla wybranej części działalności. Może dotyczyć całej firmy, projektu albo grupy produktów. Po zakończeniu analizowanego okresu firma porównuje plan z rzeczywistym wynikiem. Różnica nie zawsze oznacza problem: wyższe koszty mogą towarzyszyć sprzedaży większej, niż oczekiwano. Więcej o samym planie wyjaśnia hasło budżet i jego rodzaje.
Przy ocenie wyników znaczenie ma sposób ich liczenia. Produkt może wyglądać na opłacalny przed uwzględnieniem kosztów wspólnych, a mniej korzystnie po ich przypisaniu. Z kolei obciążenie go zbyt dużą częścią tych kosztów może zniekształcić ocenę. Dlatego raport powinien pokazywać przyjęte założenia, aby odbiorca wiedział, co dokładnie porównuje.
Czym różni się od rachunkowości finansowej
Rachunkowość finansowa porządkuje dane o działalności firmy według zasad stosowanych przy prowadzeniu ksiąg i sporządzaniu sprawozdań finansowych. Rachunkowość zarządcza korzysta z tych danych, ale przekształca je na potrzeby decyzji wewnętrznych. Może skupiać się na pojedynczym zleceniu albo prognozowanej sprzedaży. Wewnętrzny raport nie zastępuje jednak wymaganych ksiąg ani sprawozdania finansowego.
Różni się także punkt widzenia. Sprawozdanie finansowe przedstawia sytuację firmy według określonych zasad. Raport zarządczy może zestawić dane z kilku źródeł i pokazać warianty przyszłych działań. Oba obrazy warto ze sobą uzgadniać: jeśli wynik wewnętrzny znacznie odbiega od danych księgowych, trzeba wyjaśnić źródło różnicy. Osobnym zagadnieniem jest analiza bilansu firmy.
Na co zwrócić uwagę w małej firmie
Na początek wystarczy raport, który pomaga podjąć powtarzającą się decyzję. W firmie usługowej może to być zestawienie przychodów i kosztów poszczególnych zleceń. W sklepie przyda się porównanie grup produktów. Ważne, aby dane były zbierane w podobny sposób. Dzięki temu zmiana wyniku będzie wskazówką do analizy, a nie skutkiem zmiany metody liczenia.
Nie należy utożsamiać zysku z gotówką dostępną na rachunku. Sprzedaż może być opłacalna, ale firma nadal będzie czekać na zapłatę od klientów. Dlatego ocenę rentowności warto zestawiać z informacją o należnościach i planowanych płatnościach. Raport powinien kończyć się wnioskiem przydatnym w działaniu, a nie samym zbiorem tabel.
Najczęstsze pytania
Nie. Ustawa o rachunkowości jej nie nakazuje – firma przygotowuje takie analizy na własne potrzeby i dostosowuje je do swojej działalności. Ustawa określa za to obowiązkowy zakres rachunkowości, m.in. księgi, inwentaryzację, wycenę i sprawozdania finansowe. Nie należy jednak mylić takich raportów z wymaganymi księgami czy sprawozdaniami finansowymi. Analiza zarządcza pomaga prowadzić biznes, ale ich nie zastępuje.
To na przykład zestawienie rentowności zleceń, prognoza wydatków albo porównanie planu sprzedaży z wynikiem. Każde z tych opracowań służy decyzji: wyborowi zlecenia, zaplanowaniu środków lub znalezieniu przyczyny zmiany wyniku.
Rachunkowość zarządcza koncentruje się na przygotowaniu i interpretacji informacji przydatnych w zarządzaniu. Controlling zwykle obejmuje również organizowanie planowania, monitorowanie realizacji celów i analizę odchyleń. Zakres tych pojęć w praktyce się pokrywa, dlatego firmy mogą różnie nazywać podobne działania.
Tak, jeśli pomaga odpowiedzieć na pytania, które właściciel regularnie sobie zadaje. Nie wymaga rozbudowanych raportów. Rzetelne zestawienie kosztów i przychodów zleceń może ułatwić ustalenie cen, wybór prac i rozpoznanie mniej opłacalnych obszarów działalności.
Źródła:
