Wśród rozwiązań informatycznych, jakie wdraża coraz więcej firm, wymienić możemy systemy ERP. Znacząco usprawniają pracę i da się je zintegrować z wieloma innymi narzędziami, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur. Czy takie rozwiązanie jest warte uwagi?
We współczesnym biznesie kładzie się duży nacisk na wydajność i optymalizację procesów związanych z prowadzoną działalnością. Jednocześnie trzeba dbać o to, by wszystkie działania były w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Integracja ERP z KSeF daje pewność, że efektywność się zwiększy, a przy tym kwestie finansowe będą prowadzone w sposób prawidłowy.
Wyjaśnienie pojęć
Zanim przejdziemy do samej integracji, powinniśmy sprecyzować, do czego służą narzędzia, które zamierzamy temu procesowi poddać. System ERP jest oprogramowaniem, gdzie za pomocą jednej wspólnej bazy danych można zarządzać całym przedsiębiorstwem. Rozwiązania z tej kategorii są zaprojektowane tak, by jak najwięcej czynności uprościć i zautomatyzować. Systemy ERP są elastyczne, składają się z modułów, które będą się różnić w zależności od potrzeb firmy. Na liście modułów często jest ten dedykowany księgowości i zarządzaniu finansami. I to jest bardzo ważne, kiedy w grę wchodzi integracja z KSeF.
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, jest ogólnopolską platformą powstałą z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Służy to wystawiania i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych. Pozwala na sprawny obieg dokumentów i szybsze egzekwowanie należności. Przedsiębiorca nie musi przy tym zastanawiać się, jak długo ma przechowywać faktury, bo odpowiedzialność za to spoczywa na administratorach KSeF.
Czemu integracja systemu ERP i KSeF jest dobrym rozwiązaniem?
Przede wszystkim proces fakturowania jest prosty i szybki. Nie trzeba wprowadzać drugi raz tych samych danych, bo jest do nich wgląd, a dane są widoczne od razu. Brak konieczności wpisywania ręcznego to nie tylko oszczędność czasu, ale również brak ryzyka błędów. E-faktury łatwiej śledzić i audytować, a do tego firma ma gwarancję, że są zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto korzystając z KSeF, zyskuje się pewność, że faktury w czasie rzeczywistym trafiają do adresata. Mają też wspólny format. Z tego względu płatności powinny szybciej spływać do firmy.
Proces integracji Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się więc z co najmniej kilkoma korzyściami. Na ich czele jest większa efektywność i wydajność. Sama integracja może się różnić w zależności od wymagań biznesowych i tego, z jakiego systemu ERP korzysta firma. Poza tym trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że będzie to proces wymagający przygotowania i przetestowania, dlatego najlepiej nie myśleć o nim na ostatnią chwilę.
Podsumowanie
Już niebawem z Krajowego Systemu e-Faktur będą musieli obowiązkowo korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Warto na niego patrzeć nie tylko jako na program, którego wdrożenia wymagają przepisy. Jego użytkowanie wiąże się z pewnymi zaletami, zwłaszcza w przypadku, kiedy się go zintegruje z coraz powszechniej wykorzystywanym systemem ERP.
