E-faktura to faktura wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Może być plikiem przesłanym odbiorcy albo fakturą ustrukturyzowaną obsługiwaną przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nie każda faktura elektroniczna jest więc fakturą w KSeF.
Dla przedsiębiorcy różnica ma praktyczne znaczenie. Sam plik PDF może nadawać się do rozliczenia transakcji, ale nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej tam, gdzie trzeba korzystać z KSeF. Forma dokumentu nie zmienia też tego, za co płaci klient ani jaką kwotę uzgodniono.
Jakie formy może mieć e-faktura?
W zwykłym obiegu e-faktura może mieć postać pliku, który wystawca przekazuje odbiorcy elektronicznie. Przykładem jest PDF wysłany pocztą elektroniczną. Liczy się nie samo rozszerzenie pliku, lecz to, czy dokument jest fakturą wystawioną i otrzymaną w formacie elektronicznym. Skan papierowej faktury nie staje się przez to nową fakturą: jest elektroniczną kopią dokumentu, który powstał na papierze.
Faktura ustrukturyzowana ma inną postać. Zawiera dane uporządkowane według wymaganej struktury, dzięki czemu system może je odczytywać jako określone pola. Taki dokument nie jest po prostu dowolnym plikiem XML. Plik utworzony poza KSeF nie staje się fakturą ustrukturyzowaną wyłącznie dlatego, że zapisano go w tym formacie. To rozróżnienie pomaga oddzielić sposób zapisania danych od sposobu wystawienia faktury.
Czym KSeF różni się od wysłania pliku?
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W tym modelu dokument przechodzi przez system, zamiast być jedynie plikiem dołączonym do wiadomości. Wystawca może korzystać z narzędzia połączonego z KSeF, lecz powinien odróżniać przygotowanie dokumentu od jego skutecznego wystawienia. Samo zapisanie danych w programie księgowym nie potwierdza jeszcze, że faktura trafiła do systemu.
Zakres obowiązku korzystania z KSeF oraz wyjątki trzeba oceniać według zasad dotyczących danej transakcji i wystawcy. Firmy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy mają ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. można jednak wystawiać faktury poza systemem, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur dla konsumentów. Gdy faktura podlega temu obowiązkowi, przesłanie klientowi samego PDF nie zastępuje jej wystawienia w systemie. Przed zmianą obiegu dokumentów w firmie trzeba więc ustalić, które faktury obejmują te zasady. Osobno opisuje to poradnik o KSeF w małej firmie.
Jak sprawdzić, czy dokument nadaje się do rozliczenia?
Elektroniczna forma nie zwalnia z wymogów dotyczących treści faktury. Dokument powinien pozwalać ustalić, jakiej sprzedaży dotyczy i kto jest stroną transakcji. Znaczenie ma również autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. W KSeF zapewnia je system, a przy innych fakturach sposób ich zapewnienia określa podatnik. W praktyce przedsiębiorca powinien móc powiązać otrzymany dokument z zamówieniem, dostawą lub innym śladem rzeczywistej transakcji. Sama nazwa pliku nie dowodzi poprawności faktury.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. Za otrzymaną uznaje się ją w dniu nadania jej numeru w systemie. To, że dokument przyszedł elektronicznie, nie przesądza również o prawie do odliczenia podatku. Ocena zależy od transakcji i zasad rozliczania VAT. Jeśli prowadzisz firmę, oddziel pytanie o formę faktury od pytania o jej skutki podatkowe. Pomocny będzie opis rozliczania VAT w małej firmie.
Co e-faktura zmienia w codziennej pracy firmy?
Dokument elektroniczny łatwiej przekazać do programu księgowego bez przepisywania danych z papieru. Nie oznacza to jednak, że program sam oceni poprawność całej transakcji. Nadal trzeba sprawdzić strony, przedmiot sprzedaży, kwoty oraz zgodność faktury z ustaleniami. Uporządkowane dane mogą ograniczyć ręczną pracę, ale błędna informacja wprowadzona przez wystawcę pozostanie błędna także po automatycznym odczycie.
Faktura dokumentuje sprzedaż, natomiast nie potwierdza sama w sobie, że odbiorca już zapłacił. Dlatego podczas kontroli rozrachunków trzeba zestawić ją z informacją o płatności. Wysyłka pliku nie zmienia też uzgodnionego terminu zapłaty. Osobno należy rozpatrywać należności od kontrahentów, czyli kwoty, na które firma czeka. Przechowując dokumenty, zadbaj o możliwość ich późniejszego odczytania i powiązania z transakcjami.
Najczęstsze pytania
Może nią być, jeśli została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym oraz spełnia wymagania dotyczące faktur. Nie jest jednak automatycznie fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Gdy dana sprzedaż wymaga wystawienia faktury w tym systemie, sam e-mail z PDF nie wystarczy.
Nie należy utożsamiać wszystkich faktur elektronicznych z fakturami ustrukturyzowanymi. O tym, czy trzeba użyć KSeF, decydują zasady właściwe dla wystawcy i transakcji. Przed wysłaniem dokumentu sprawdź, czy w danej sytuacji możliwy jest zwykły obieg elektroniczny.
Nie. Faktura opisuje sprzedaż i kwotę do rozliczenia, ale nie jest potwierdzeniem wpływu pieniędzy. Zapłatę trzeba sprawdzić osobno, na przykład w zapisach dotyczących rozrachunków i otrzymanych płatności. Elektroniczna postać dokumentu niczego w tej kwestii nie zmienia.
Źródła:
